Звонок руководителю требует соблюдения определенных правил делового этикета. Рассмотрим ключевые аспекты подготовки и проведения телефонного разговора с вышестоящим лицом.
Содержание
Звонок руководителю требует соблюдения определенных правил делового этикета. Рассмотрим ключевые аспекты подготовки и проведения телефонного разговора с вышестоящим лицом.
1. Подготовка к звонку
Этап | Действия |
Определение цели | Четко сформулируйте причину звонка |
Выбор времени | Учитывайте рабочий график руководителя |
Подготовка информации | Соберите необходимые данные и документы |
План разговора | Составьте тезисы важных вопросов |
2. Оптимальное время для звонка
Рекомендуемые периоды
- Первые 2 часа рабочего дня
- После обеденного перерыва
- За 1-1,5 часа до конца рабочего дня
Неудачное время
- Понедельник утром
- Пятница после 16:00
- День сдачи отчетности
- Перед важными совещаниями
3. Структура телефонного разговора
Часть разговора | Пример фразы |
Приветствие | "Добрый день, Иван Петрович" |
Представление | "Это Алексей из отдела продаж" |
Цель звонка | "Я хотел обсудить вопрос по текущему проекту" |
Основная часть | Кратко изложите суть вопроса |
Завершение | "Спасибо за время, всего доброго" |
4. Правила делового общения
Рекомендации по поведению
- Говорите четко и в умеренном темпе
- Избегайте жаргонизмов и просторечий
- Соблюдайте субординацию
- Контролируйте эмоции
- Будьте готовы к вопросам
Что следует избегать
- Долгих вступлений
- Личных тем
- Критики коллег
- Извинений без причины
- Разговоров в нерабочее время
5. Действия после разговора
Ситуация | Последующие шаги |
Получено поручение | Напишите письмо с подтверждением |
Требуется дополнительная информация | Подготовьте запрошенные данные |
Назначена встреча | Внесите в календарь и подтвердите |
Заключение
Звонок начальнику должен быть кратким, содержательным и соответствовать нормам делового общения. Правильная подготовка и соблюдение профессионального этикета помогут провести разговор продуктивно и оставить положительное впечатление.