Звонок руководителю требует соблюдения определенных правил делового этикета. Рассмотрим ключевые аспекты подготовки и проведения телефонного разговора с вышестоящим лицом.

Содержание

Звонок руководителю требует соблюдения определенных правил делового этикета. Рассмотрим ключевые аспекты подготовки и проведения телефонного разговора с вышестоящим лицом.

1. Подготовка к звонку

ЭтапДействия
Определение целиЧетко сформулируйте причину звонка
Выбор времениУчитывайте рабочий график руководителя
Подготовка информацииСоберите необходимые данные и документы
План разговораСоставьте тезисы важных вопросов

2. Оптимальное время для звонка

Рекомендуемые периоды

  • Первые 2 часа рабочего дня
  • После обеденного перерыва
  • За 1-1,5 часа до конца рабочего дня

Неудачное время

  1. Понедельник утром
  2. Пятница после 16:00
  3. День сдачи отчетности
  4. Перед важными совещаниями

3. Структура телефонного разговора

Часть разговораПример фразы
Приветствие"Добрый день, Иван Петрович"
Представление"Это Алексей из отдела продаж"
Цель звонка"Я хотел обсудить вопрос по текущему проекту"
Основная частьКратко изложите суть вопроса
Завершение"Спасибо за время, всего доброго"

4. Правила делового общения

Рекомендации по поведению

  • Говорите четко и в умеренном темпе
  • Избегайте жаргонизмов и просторечий
  • Соблюдайте субординацию
  • Контролируйте эмоции
  • Будьте готовы к вопросам

Что следует избегать

  1. Долгих вступлений
  2. Личных тем
  3. Критики коллег
  4. Извинений без причины
  5. Разговоров в нерабочее время

5. Действия после разговора

СитуацияПоследующие шаги
Получено поручениеНапишите письмо с подтверждением
Требуется дополнительная информацияПодготовьте запрошенные данные
Назначена встречаВнесите в календарь и подтвердите

Заключение

Звонок начальнику должен быть кратким, содержательным и соответствовать нормам делового общения. Правильная подготовка и соблюдение профессионального этикета помогут провести разговор продуктивно и оставить положительное впечатление.

Другие статьи

К чему снится изменить парню с бывшим и прочее